Ufficio virtuale: cos’è e come funziona

In questo articolo parleremo di un fenomeno relativamente nuovo nel mondo del business ma che probabilmente è destinato a diffondersi in modo considerevole: l’ufficio virtuale.
Vedremo insieme di che cosa si tratta, come funziona e ne vedremo nel dettaglio i possibili vantaggi e svantaggi.

Cominciamo chiarendo che l’ufficio virtuale non è, come il nome potrebbe suggerire, una qualche nuova piattaforma online per aziende.
Ma quindi di che cosa si tratta?

L’ufficio virtuale è in realtà un complesso di servizi, che comprende solitamente una segreteria che smista la corrispondenza cartacea e telefonica.
Vi è quindi una sede effettiva, che può diventare anche sede aziendale, ma non è lo stesso luogo in cui il professionista o i dipendenti di un’impresa si recano ogni giorno a svolgere le loro mansioni.
L’ufficio virtuale, come vedremo, è infatti una soluzione adatta soprattutto a quei lavoratori e a quelle imprese che lavorano principalmente da remoto o a grandi aziende che necessitano di diverse sedi di rappresentanza dislocate sul territorio.

Il servizio viene offerto prevalentemente dai business center o dalle sedi che offrono spazi per co-working.
L’offerta di norma comprende:

• L’indirizzo presso cui stabilire la sede dell’azienda. Si potrà quindi riportare come recapito dell’azienda l’indirizzo dell’ufficio virtuale, su biglietti da visita o siti web, ad esempio.
• Il servizio di segreteria. Il personale dedicato riceverà e smisterà la corrispondenza, ritirerà i pacchi, risponderà alle chiamate e accoglierà i clienti che si presenteranno in sede.
• Un numero di telefono fisso dedicato all’azienda o al professionista che avrà scelto l’ufficio virtuale, con possibilità di deviazione di chiamata ad un altro numero per mettersi in contatto con chi lavora da remoto.
• La possibilità di affittare uno spazio in modo temporaneo: uffici, meeting room o sale conferenze potranno essere noleggiate nel caso in cui vi sia necessità di incontrare clienti in uno spazio di rappresentanza, di riunire i collaboratori dell’azienda o organizzare conferenze e congressi.

Tutto questo viene fornito a condizioni molto più flessibili rispetto a quelle di un normale affitto di un ufficio.
Vediamo quindi nel dettaglio quali possono essere i vantaggi e gli svantaggi derivanti dalla scelta di un ufficio virtuale e per quali tipi di aziende potrebbe essere più indicato.

Vediamo prima di tutto i vantaggi che può avere un ufficio virtuale e cerchiamo quindi di capire per quali tipologie di azienda potrebbe rivelarsi una scelta opportuna e perché.

1. Permette di usufruire di alcuni servizi tipici di un ufficio classico, come la possibilità di ricevere posta e pacchi, di avere una linea telefonica fissa e un servizio di segreteria, senza la necessità di affittare o acquistare effettivamente un ufficio o di stipulare un contratto di utilizzo di spazi e servizi.
2. Quando necessario, permette di avere comunque a disposizione un ufficio in una sede autorevole per poter incontrare clienti o riunire i propri collaboratori. Ciò aiuta l’immagine dell’azienda.
3. I costi sono più contenuti rispetto a quelli di un ufficio vero e proprio e c’è più flessibilità. Ad esempio, l’azienda non necessiterebbe di cambiare immediatamente la propria sede all’aumento dei dipendenti.
4. Permette di avvalersi principalmente dello strumento dello smart-working o del lavoro da remoto, che presenta alcuni pregi. Consente, ad esempio, di impiegare meno tempo in spostamenti dall’abitazione al luogo di lavoro (scelta apprezzabile anche per i risvolti ambientali) e sempre in questo senso può essere un valido alleato per conciliare le esigenze familiari con quelle lavorative.

Questi elementi potrebbero essere preziosi per fidelizzare i lavoratori di un’azienda, che vedono rispettati i propri bisogni.
Si tratta di una possibilità che purtroppo è stata poco compresa fino a che non si è rivelata indispensabile nel periodo recentemente trascorso, a causa del lockdown, ma dopo questa esperienza è possibile che molte aziende decidano di mantenerla in uso, almeno in modo parziale, dal momento che ha dimostrato di avere dei lati positivi.

Dopo aver visto quali vantaggi possa avere un ufficio virtuale, è il momento di indagare anche gli svantaggi ad esso collegati, in modo da operare una decisione consapevole.

1. Un ufficio virtuale risponde principalmente alle necessità di un’azienda che non ha bisogno di attrezzature particolari e che può lavorare agilmente da remoto, come, ad esempio, un’agenzia di digital marketing. Non tutti i tipi di business possono beneficiarne.
2. Il lavoro da remoto può certamente conciliare esigenze importanti, ma causa anche la perdita di una parte consistente dell’esperienza lavorativa. La mancanza di interazione e di relazioni umane può essere di ostacolo a un fecondo scambio di idee, che sarebbe prezioso per la crescita dell’azienda.
3. Anche a livello organizzativo potrebbero esservi delle difficoltà: non avere tutti i collaboratori riuniti potrebbe allungare i tempi delle decisioni e dell’attribuzione dei vari compiti, complicando alcuni processi che potrebbero svolgersi in modo molto più lineare.
4. Gli stessi problemi potrebbero presentarsi nell’interazione con i clienti, che va quindi curata con molta attenzione per evitare problemi di comunicazione.
5. Le attività andranno pianificate in modo più preciso (ad esempio, una sala meeting andrà affittata in anticipo) e gestire delle situazioni di emergenza o dei semplici imprevisti da remoto potrebbe rivelarsi più complesso.

Osservati nel dettaglio vantaggi e svantaggi, si è chiarito per quali motivi un ufficio virtuale può essere un’ottima scelta per:

• Lavoratori freelance o professionisti che lavorano da remoto o che necessitano di viaggiare molto, ma hanno allo stesso tempo bisogno di alcuni servizi in modo stabile.
• Start-up e aziende in crescita, che pur non avendo ancora la possibilità di investire gran parte del budget in una locazione o in un acquisto, possono comunque avere una propria sede di rappresentanza in location di pregio. Questo può aiutarle a migliorare l’immagine aziendale sul mercato, conferendo autorevolezza.
• Imprese o start-up che hanno scelto lo smart-working come modalità principale di lavoro (prevalentemente aziende che operano nel campo del web e del digitale) ma desiderano beneficiare di una sede fissa e di un servizio di segreteria efficiente.
• Aziende affermate che hanno bisogno di una sede ulteriore sul territorio in zone in cui hanno molti interessi.