Sala riunioni con affitto giornaliero: dove trovarla

Da alcuni anni a questa parte, il modo di lavorare sta cambiando sempre di più. Se un tempo era impensabile lavorare al di fuori di un ufficio tradizionale, oggi è invece sempre più comune svolgere un’attività lavorativa da casa, in un caffè, in biblioteca, viaggiando in treno, in uno spazio di coworking.
Rimane però indispensabile, anche in questi casi, avere la possibilità di riunire il proprio team, creare occasioni di confronto, scambio di idee, lavoro di gruppo.
Proprio per questo, ci si potrebbe chiedere se è possibile trovare una sala riunioni con affitto giornaliero.

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Sala riunioni con affitto giornaliero: è possibile?

Certamente sì, trovare una sala riunioni con affitto giornaliero è possibile.
L’importante è sapere dove cercare e avere chiare in mente le nostre necessità, per trovare il luogo più adatto ad ospitare il meeting che stiamo organizzando.

Per velocizzare i tempi ed essere certi di andare a colpo sicuro, l’approccio migliore è senza dubbio quello di rivolgersi a un business center o a un centro congressi.
Queste strutture molto spesso offrono la possibilità di usufruire di sale riunioni con affitto giornaliero e sono specializzate in questa tipologia di servizi.

Se lavorate già in una postazione di coworking, potreste avere la soluzione davvero a portata di mano: molto spesso, infatti, i business center che gestiscono spazi coworking predispongono anche una sala riunioni con affitto giornaliero, in previsione delle esigenze della propria clientela.

La sala riunioni con affitto giornaliero può essere impiegata in tipi di meeting molto differenti:

  • Riunione di collaboratori di una stessa azienda. Servirà per organizzare il lavoro, confrontarsi sugli obiettivi raggiunti, far emergere le problematiche riscontrate e proporre soluzioni, immaginare nuove sfide.
  • Riunione con ospiti esterni: fornitori, clienti, aziende partner. Questi incontri si rendono necessari periodicamente per monitorare i rapporti, tenere sotto controllo il lavoro svolto e da svolgere, stipulare nuovi contratti, ampliare il proprio network.
  • Evento di formazione. Sono eventi estremamente importanti che incidono sul futuro di un’impresa. Testimoniano la volontà di un’azienda o di una start up di investire nell’aggiornamento del proprio organico, valorizzando i dipendenti e mettendo a disposizione nuove competenze (soft e hard skills).
  • Conferenza. Presuppone la presenza di uno o più speaker e di un uditorio. Le attività sono solitamente meno interattive ma il numero di persone è più elevato.
  • Videoconferenza. Eventi totalmente o parzialmente in video si diffondono sempre più rapidamente. Nel corso del 2020 sono diventati spesso una scelta obbligata, ma già prima le nuove strumentazioni venivano utilizzate dalle grandi aziende per comunicare comodamente con i partner all’estero, permettendo di riunirsi in modo agile e veloce e con un risparmio consistente di tempo e denaro.

È importante spiegare con chiarezza agli operatori del business center di quale tipologia di riunione si tratta e quali saranno le modalità: non tutti gli spazi sono adatti a tutte le tipologie. Una conferenza, ad esempio, potrebbe svolgersi in modo più agevole in un auditorium o sala conferenze, mentre una riunione tra alcuni colleghi in presenza e altri in videoconferenza avrà bisogno di una sala silenziosa e con una robusta dotazione tecnologica.

Avendo bene in mente le modalità, è consigliabile muoversi con un certo anticipo per prenotare la sala più adatta senza difficoltà.
Ciò non significa che non sia possibile anche trovare una sala riunioni con affitto giornaliero come soluzione last minute o quasi: i regolamenti del business center vi diranno fino a quando è possibile prenotare una sala, è sempre una buona idea chiamare personalmente e informarsi sulle disponibilità.

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I vantaggi di affittare una sala riunione per un giorno

Perché conviene puntare su una sala riunioni con affitto giornaliero?
I vantaggi sono molti, in parte sono già stati accennati.

La sala riunioni con affitto giornaliero permette infatti ai lavoratori che non dispongono di un tale spazio nella propria sede di lavoro di svolgere comunque i propri meeting in un luogo adatto.
Ciò è particolarmente importante per start up recenti, professionisti e lavoratori freelance, che potrebbero aver deciso di non lavorare, temporaneamente o meno, in un ufficio tradizionale.

Il vantaggio principale è il contenimento dei costi: l’affitto giornaliero, infatti, consente di usufruire della sala riunioni solo per il tempo necessario, senza bisogno di affittare uno spazio per lunghi periodi.
Anche chi lavora in un piccolo ufficio potrebbe aver bisogno, in alcune occasioni, di una sala di dimensioni maggiori: in questo modo sarà possibile utilizzarla quando ve ne sia necessità, risparmiando sull’affitto di un ufficio più grande.

Per un libero professionista o un freelancer che lavora da casa (per preferenza o per motivi di risparmio) la sala riunioni con affitto giornaliero consente di incontrare i clienti in una location autorevole, separata dai propri spazi privati, senza costi eccessivi.

Si tratta, inoltre, di una soluzione che garantisce il massimo della flessibilità: si affitta una sala solo quando serve, per il tempo in cui serve.

Un lato molto importante della location è il suo essere comoda da raggiungere: i business center si collocano solitamente in punti strategici, facilmente raggiungibili con l’auto ma anche con i mezzi pubblici e dotati di un ampio spazio di parcheggio.

I costi delle utenze sono inclusi nel prezzo. Una sala riunioni con affitto giornaliero consente di non preoccuparsi della gestione di queste spese, dal momento che si trova tutto già pronto all’uso: luce, acqua, gas, tassa sui rifiuti, linea telefonica e connessione wifi, tutte queste utenze sono comprese in una cifra molto ridotta.

A seconda delle vostre indicazioni, il personale del business center vi indicherà la soluzione che risponde maggiormente alle vostre esigenze, garantendo attenzione ai dettagli e servizi di qualità.
Molti servizi extra sono infatti concordabili in anticipo. Il personale della reception potrà occuparsi di raccogliere le presenze a un meeting o di indirizzare i partecipanti.
Inoltre, ci potrà essere la possibilità di organizzare un quick lunch per i partecipanti o un’area ristoro per la pausa caffè, con un piccolo buffet.

Tutto questo permetterà di garantire la miglior riuscita del vostro meeting con il minor impiego di risorse e di energia. Offrire una positiva esperienza ai vostri ospiti costituirà un ottimo biglietto da visita per la vostra attività e rappresenterà un investimento per la sua crescita e il suo sviluppo.