Contratto coworking: come funziona e cosa comprende

Negli ultimi anni, il coworking sta diventando una forma lavorativa sempre più diffusa, venendo scelta da sempre più professionisti o lavoratori freelance in tutta Italia e nel mondo.
Viene apprezzata per la sua flessibilità, il risparmio economico e la possibilità di coltivare una propria rete di relazioni pur lavorando in proprio.
Ma in che cosa consiste e cosa comprende un contratto di coworking?

Potremmo definire il contratto di coworking come un caso particolare del contratto di utilizzo di spazi e servizi.
Un semplice contratto di locazione, infatti, prevede che uno spazio venga ceduto al cliente a suo uso esclusivo, per un certo periodo di tempo prestabilito.
Il contratto di coworking invece, in linea con il contratto di utilizzo di spazi e servizi, include al suo interno tutta una serie di servizi aggiuntivi e non prevede sostanzialmente la cessione degli spazi in modo esclusivo.

Per spiegare meglio il concetto, è bene soffermarsi sulla definizione di coworking.
Si tratta di una nuova modalità di svolgere la propria attività lavorativa. Co-working significa letteralmente “lavorare insieme”. Più precisamente, si tratta di lavorare condividendo, principalmente, gli spazi di lavoro con altri professionisti.
Il coworking nasce per rispondere alle necessità di molti lavoratori, in particolare i liberi professionisti, i lavoratori freelance e coloro che, per i più diversi motivi, lavorano spesso da remoto.
Questi lavoratori, magari impiegati per start up in fase iniziale, o semplicemente a inizio carriera, avevano bisogno di uno spazio adatto per svolgere le proprie mansioni, ma non disponevano di un budget abbastanza ampio da poter sostenere il classico affitto di un ufficio.
Allo stesso tempo, lavorare da casa non per tutti si rivela la situazione ottimale, con motivazioni diverse: problemi di concentrazione, difficoltà a separare vita lavorativa e personale nello stesso spazio, mancanza di attrezzature adeguate, impossibilità di incontrare i clienti nell’ambiente domestico, solitudine e mancanza di occasioni per creare nuove relazioni.

Il contratto di coworking consente di affittare una postazione lavorativa all’interno di uno spazio condiviso.
Come vedremo, la postazione viene ceduta già attrezzata e pronta all’uso.
Questo servizio viene offerto generalmente nei business center o negli spazi adibiti esclusivamente a tale scopo.
Il periodo di cessione è estremamente variabile e va concordato al momento della stipula del contratto. Solitamente, una postazione di coworking può essere affittata per un singolo giorno, per alcuni giorni, o per un periodo di tempo più lungo, a seconda delle esigenze. Si tratta di una soluzione estremamente flessibile, adatta ai lavoratori che preferiscono non impegnarsi in contratti vincolanti molto lunghi, come solitamente sono quelli di affitto.
Il pregio principale del coworking è quello di poter svolgere la propria attività in modo autonomo, ma a contatto con altri lavoratori, con i quali è possibile entrare in relazione, dando impulso al proprio network e allacciando nuove collaborazioni lavorative e legami sociali, mettendo insieme le proprie competenze per elaborare nuove idee.

All’interno del contratto va indicato il periodo di cessione, i tempi e le modalità in cui il lavoratore può usufruire della propria postazione e i servizi aggiuntivi, che sono parte integrante del contratto di coworking.

Per registrare un contratto di coworking, è necessario seguire una procedura specifica presso l’Agenzia delle Entrate. Innanzitutto, il contratto deve essere redatto in forma scritta, specificando chiaramente i termini dell’accordo, come la durata, il canone e i servizi inclusi. Una volta firmato dalle parti, il contratto deve essere registrato entro 30 giorni dalla stipula. La registrazione può avvenire online tramite il servizio telematico dell’Agenzia delle Entrate, oppure fisicamente presso uno degli uffici competenti. Per la registrazione, occorre presentare il modello RLI, una copia del contratto, il pagamento dell’imposta di registro e, se applicabile, delle marche da bollo. La registrazione ufficiale conferisce al contratto una validità legale e consente di evitare eventuali sanzioni.

Il costo di un contratto di coworking può variare significativamente in base a diversi fattori, tra cui la città, la posizione dello spazio, i servizi inclusi, e la durata del contratto. In generale, i costi possono andare da circa 150 a 500 euro al mese per una postazione fissa o una scrivania dedicata. Gli spazi in grandi città o in zone centrali tendono ad essere più costosi rispetto a quelli in periferia o in città più piccole. Alcuni spazi offrono anche formule flessibili, come il pagamento giornaliero o settimanale, che possono essere più economiche ma meno convenienti per chi necessita di uno spazio stabile a lungo termine. In alcuni casi, i costi possono includere servizi aggiuntivi, come sale riunioni, connessione internet ad alta velocità, stampanti, e accesso a eventi di networking, il che può far salire il prezzo.

Vediamo quindi quali sono i principali servizi che sono quasi sempre compresi in un contratto di coworking.

Il primo e principale servizio è certamente la scrivania, ovvero l’affitto della postazione di lavoro.
La postazione è fornita completa di arredamento standard da ufficio: dal mobilio, che può comprendere anche l’utilizzo di alcuni cassetti per riporre i propri materiali, alle prese di corrente elettrica a portata di mano per caricare i vari device elettronici come il computer e il pc.
Talvolta sono a disposizione del lavoratore anche degli armadietti dotati di lucchetto, per riporre i propri effetti personali al sicuro.
La postazione è solitamente situata in un open space, condiviso con molte altre persone: ciò significa più compagnia e più possibilità di fare conoscenza, ma probabilmente più rumore.
Non mancano, però le soluzioni più riservate: stanze più appartate con poche scrivanie o addirittura uffici privati.
Altri servizi, come l’utilizzo di stampanti, scanner e fotocopiatrici potrebbero essere garantiti tramite la consegna di una tessera elettronica, tramite la quale si paga una cifra a seconda dell’uso.
Alcuni business center o spazi coworking offrono anche la possibilità di affittare, prenotando per tempo e pagando una cifra a parte, delle sale meeting o conferenze al momento del bisogno.

Uno dei pregi del contratto di coworking è proprio quello di liberare il lavoratore da tutte le incombenze riguardanti la gestione delle utenze dell’ufficio.
Tutte le utenze sono infatti a carico dell’ente gestore e il loro costo per il cliente è compreso direttamente nella cifra pagata per l’affitto della postazione.
I costi vengono così ammortizzati considerevolmente e non c’è bisogno di intestarsi alcuna utenza.
Quando il cliente prenderà possesso della sua scrivania, troverà un ambiente già adeguatamente scaldato o rinfrescato, senza pensieri.

Molto spesso è compreso anche l’uso di una zona relax o ristoro, dove poter trascorrere la pausa, bere un caffè o procurarsi uno snack.
Quest’area relax può comprendere in alcuni casi dei distributori automatici, in altri una vera e propria caffetteria.
Questo è il luogo migliore per avviare una conversazione, conoscere i propri compagni di lavoro e curare il proprio networking in modo informale ed efficace.

Nel contratto di coworking è sempre garantito anche un servizio di portineria.
Solitamente comprende il servizio di reception, lo smistamento di posta e telefonate, la ricezione di pacchi postali. A volte, ogni postazione può usufruire di una linea telefonica dedicata.
Oltre al servizio di portineria, è sempre garantito anche il servizio di pulizia degli ambienti.

Elenchiamo quindi i punti principali che vanno inseriti in un contratto di coworking standard:

• I dati del concedente.
• I dati dell’utilizzatore.
• La descrizione degli spazi e l’indicazione precisa dello spazio concesso in uso al cliente (postazione in open space, ufficio privato e simili).
• Le dotazioni della postazione.
• I tempi e le modalità in cui all’utilizzatore è consentito l’accesso agli spazi.
• La durata del contratto.
• I servizi a carico del concedente: portineria, utenze, connessione internet e altri.
• I doveri dell’utilizzatore: ad esempio, mantenere un atteggiamento rispettoso del lavoro degli altri clienti, fare uso delle attrezzature in modo corretto e non danneggiarle.
• Indicazioni aggiuntive: ad esempio, riguardanti la possibilità o meno di domiciliazione professionale (non sempre concessa negli spazi di coworking, in particolare per rapporti non continuativi).
• Modalità ed entità del pagamento.

Un contratto di coworking dovrebbe includere alcuni punti fondamentali per garantire chiarezza e tutela per entrambe le parti. Ecco i principali:

1. Dati delle Parti: Identificazione del fornitore dello spazio (coworking provider) e del cliente (utente).
2. Descrizione dello Spazio e dei Servizi: Specifiche dettagliate della postazione o dello spazio assegnato (scrivania, ufficio privato, ecc.) e l’elenco dei servizi inclusi (internet, accesso a sale riunioni, servizi di stampa, ecc.).
3. Durata del Contratto: Periodo di validità del contratto, indicando se è a tempo determinato o indeterminato, e le condizioni di rinnovo.
4. Canone e Modalità di Pagamento: Importo del canone mensile o giornaliero, modalità di pagamento (ad esempio bonifico bancario) e scadenze per il pagamento.
5. Cauzione: Eventuale deposito cauzionale richiesto al momento della stipula del contratto, e le condizioni per il suo rimborso.
6. Regole d’Uso dello Spazio: Norme comportamentali e di utilizzo dello spazio condiviso, inclusi orari di accesso, uso delle aree comuni, rispetto della privacy, e eventuali restrizioni (come il divieto di fumare).
7. Responsabilità e Assicurazione: Definizione delle responsabilità delle parti per danni o perdite, e indicazione se esiste una copertura assicurativa a carico del coworking provider.
8. Recesso e Risoluzione del Contratto: Termini e condizioni per la disdetta anticipata del contratto da parte dell’utente o del fornitore, inclusi eventuali preavvisi e penali.
9. Tutela della Privacy e Confidenzialità: Clausole riguardanti la gestione dei dati personali e la riservatezza delle informazioni scambiate o trattate nello spazio di coworking.
10. Foro Competente: Indicazione del foro competente per la risoluzione di eventuali controversie legali.

Questi punti aiutano a stabilire un accordo chiaro e a prevenire eventuali malintesi, tutelando i diritti e le esigenze di entrambe le parti coinvolte.