Come allestire una sala riunioni

Chi ricopre ruoli dirigenziali in qualsiasi tipo di azienda, dalla start up alla multinazionale, ha perfettamente chiaro quanto il tempo che viene impiegato in riunioni e meeting con i collaboratori sia importante per la gestione propria attività.
Per questo motivo, l’allestimento delle sale riunioni, location di questi incontri, dovrebbe essere eseguito con cura, in modo da migliorare l’atmosfera lavorativa, stimolare la creatività, mettere a proprio agio i clienti.

Per allestire una sala riunioni nel modo più funzionale possibile, la prima domanda da porsi è: quale utilizzo se ne farà?

La sala riunioni potrebbe essere concepita per un uso interno: potrebbe, cioè, servire a ospitare i meeting dei dipendenti e collaboratori dell’azienda per sviluppare nuove idee, lavorare a nuovi progetti, fare il punto della situazione sugli obiettivi da raggiungere in programma e organizzare il lavoro per il periodo successivo.
L’ambiente in questo caso deve essere pensato in modo da:

• Favorire la concentrazione;
• Agevolare il lavoro, rendendo disponibili tutti gli strumenti necessari nella massima comodità;
• Stimolare la discussione in gruppo e lo scambio di idee;
• Essere distensivo ma allo stesso tempo energizzante.

Un’altra situazione tipica per cui allestire una sala riunioni è quella dell’incontro con i clienti e i fornitori o con possibili nuovi partner aziendali.
In questo caso, la sala non deve essere semplicemente funzionale, ma deve anche:

• Creare un ambiente professionale ma accogliente, in cui persone che non si conoscono tra loro si possano sentire comunque a proprio agio.
• Essere in grado di dare immediatamente un’immagine della nostra impresa, parlare di noi, stupire, comunicare l’originalità dell’azienda.

È importante scegliere uno spazio adatto per allestire una sala riunioni, sufficientemente ampio e ben illuminato. La grandezza della sala deve essere adeguata al numero di persone che vi si incontreranno abitualmente, in modo da garantire a tutti di potersi muovere comodamente, con particolare riguardo per le persone con disabilità.
Va valutata anche la sua posizione: se possibile, deve essere una parte dell’edificio facilmente raggiungibile ma dotata di una sufficiente privacy, lontana dalle zone più affollate o rumorose, in modo da non rompere la concentrazione.

La sala conferenze è utile in caso di incontri che coinvolgano un numero molto elevato di partecipanti e che prevedano meno interazione tra questi ultimi.
Alcune sedi di aziende molto grandi potrebbero disporre di un auditorium interno, anche se ciò non sempre accade e molto spesso si ricorre a sale in affitto.

Per quanto riguarda la decorazione e personalizzazione, possono valere le stesse regole della sala meeting.

Per l’arredamento di una sala conferenze, invece, scegliete sedie comode e prevedete uno spazio opportuno tra una fila e l’altra, in modo che le persone possano muoversi liberamente.

Se possibile, posizionate la postazione dei relatori in uno spazio leggermente sopraelevato, in modo che tutti possano vederli e dotate ognuno di microfono.

Resta fondamentale anche in questo caso l’illuminazione, che non deve interferire con le proiezioni ma deve permettere al pubblico di prendere appunti agevolmente e deve evidenziare correttamente la zona dei relatori.

Nell’allestire una sala riunioni, bisogna pensare ad un’organizzazione degli spazi che agevoli il più possibile il lavoro e la discussione, mettendo a proprio agio i partecipanti.
Ecco alcuni consigli:

1. Prevedete corridoi spaziosi: chi si muove, magari perché ha bisogno di lasciare momentaneamente la stanza, non deve disturbare gli altri, finendo per sentirsi a disagio.
2. Fate in modo che tutti possano partecipare ai lavori, disponendo le sedute in modo che, pur godendo ciascuno del proprio spazio vitale, nessuno si senta escluso perché fatica a sentire o a vedere. Posizionate lavagne e proiettori in modo che siano perfettamente visibili da ogni punto della sala.
3. Date il giusto spazio alla tecnologia, prevedendo per ciascuna postazione una presa elettrica per i caricabatterie di computer e smartphone, strumenti ormai imprescindibili per qualsiasi tipo di impresa.
4. Allo stesso tempo, curate i dettagli: i cavi elettrici devono essere tutti coperti e in sicurezza, per non dare un’impressione di disordine ma anche per non causare incidenti spiacevoli.
5. Prevedete una zona ristoro. Un depuratore stabile per fornire sempre acqua fresca sarà sicuramente apprezzato ed è rispettoso dell’ambiente. Se i meeting sono molto lunghi, allestite un’area dove offrire snack e bevande per riconfortare i partecipanti.

La sala riunioni va allestita fornendole tutte le attrezzature necessarie a seconda dell’utilizzo che se ne fa.

Nonostante la crescente importanza della tecnologia, non ci si deve dimenticare di una lavagna whiteboard (verificate anche sempre di avere una scorta di pennarelli funzionanti e cancellini). Resta fondamentale per tutte le attività di brainstorming e per abbozzare progetti e nuove idee.

Per quanto riguarda le attrezzature tecnologiche:

• Avrete probabilmente bisogno di uno schermo o di un proiettore di dimensioni adeguate, per mostrare presentazioni con slides e video.
• Accertatevi di dotarvi di una buona webcam per gli incontri in videoconferenza, sempre più diffusi con i partner che si trovano all’estero, in altre zone del paese o in smart working.
• Servirà inoltre un impianto audio ben funzionante, se necessario anche da collegare a dei microfoni, se i meeting prevedono almeno una parte strutturata più come relazione o conferenza.