Ufficio condiviso: vantaggi e funzionamento

In questo articolo parleremo della scelta di lavorare in un ufficio condiviso. Si tratta di una possibilità valida sia per aziende, sia per singoli professionisti, che può unire le esigenze di tranquillità e autonomia con quelle di scambio e networking, senza dimenticare le necessità di risparmio.

Vediamo più nello specifico di che cosa si tratta, come funziona e quali sono i vantaggi.

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Come funziona un ufficio condiviso?

Dipende. A Seconda delle situazioni, l’ufficio condiviso può essere gestito in modo leggermente diverso. Vediamo in che senso.

Prendiamo il caso di alcuni professionisti, come ad esempio degli avvocati oppure dei commercialisti. Ognuno di questi ha dei propri clienti con cui lavora e con i quali gestisce i propri rapporti.
Tuttavia, le spese da sostenere per un singolo ufficio molto spesso possono risultare troppo faticose da sostenere in proprio.
Questi lavoratori autonomi potrebbero quindi decidere di affittare un ufficio condiviso dotato di più vani, in modo da avere ciascuno un proprio singolo ufficio, ma dividendo i costi e condividendo alcuni spazi, come l’ingresso, la segreteria, la sala d’attesa o la sala riunioni.
Solitamente, anche se non obbligatoriamente, ciò avviene tra professionisti legati ad uno stesso ambito di lavoro: ciò accade anche perché professioni simili avranno probabilmente simili bisogni in termini di attrezzature, utenze e servizi, rendendo più facile in questo modo la gestione complessiva dell’ufficio condiviso.
Tutto ciò può avvenire con diverse modalità.
I professionisti potrebbero mettersi in contatto autonomamente e provvedere da sé alla ricerca della location più adatta, prendendo in affitto l’immobile. A quel punto, potrebbe essere necessario verificare le modalità dell’affitto e risolvere alcuni problemi: scegliere un solo contratto d’affitto e procedere con dei subaffitti agli altri professionisti? Affittare ognuno la propria porzione?
Di ogni opzione andranno valutati i pro e i contro a seconda delle possibilità e delle necessità delle parti in causa.
In alternativa, un professionista o un gruppo di professionisti potrà cercare il proprio ufficio condiviso all’interno di una agenzia specializzata in tal senso, come i business center, che potranno consegnare un ambiente già dotato di tutto il necessario per il lavoro, risparmiando ai propri utenti diversi fastidi.

Si potrebbe anche dare il caso di un’azienda, in particolare una start up giovane, che decida di insediarsi in un ufficio condiviso.
L’azienda si rivolgerà molto probabilmente ad un business center o a uno spazio attrezzato per coworking.
Alla start up che decide di lavorare in un ufficio condiviso viene destinato l’utilizzo di alcuni spazi privati, in cui organizzare il proprio lavoro.
Gli spazi sono dotati del necessario per lavorare, ma allo stesso tempo personalizzabili a seconda delle esigenze dell’azienda, esigenze di cui si farà carico il gestore del business center.

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I vantaggi della condivisione di un ufficio

Insediare il proprio business in un ufficio condiviso è una scelta che presenta indubbi vantaggi. Ora che abbiamo visto le diverse modalità in cui questa opzione si può presentare, vediamo nel dettaglio i motivi che potrebbero rendere l’ufficio condiviso una scelta vincente per il vostro lavoro.

  • Risparmio. L’affitto di un ufficio condiviso permette di ammortizzare i costi derivanti dalla gestione dell’immobile, come le utenze e le imposte. Le spese vengono divise tra i diversi inquilini e non gravano sul singolo professionista.
    Questo è ancora più vero nel caso in cui, invece di cercare in autonomia un immobile da adibire a ufficio condiviso, si decida di rivolgersi a delle agenzie specializzate nel settore, come quelle che si occupano di gestire i business center o i centri di rappresentanza.
    In queste strutture troverete già tutto ciò di cui avete bisogno per cominciare a lavorare immediatamente. Uffici standard già allestiti, personalizzabili a seconda delle esigenze. Il risparmio non si quantifica solo in denaro, ma in tempo e fatica: il centro si occuperà di ogni cosa, lasciando l’azienda libera di concentrarsi sul proprio lavoro.
  • Flessibilità. Molto spesso i contratti per la cessione di uffici condivisi sono più flessibili rispetto ai normali contratti di locazione, specialmente nel caso di uffici condivisi nei centri congressi o nei business center. Ciò significa più libertà di movimento, in particolare per i professionisti o per le start up.
    L’ufficio condiviso sarà vostro per il tempo necessario, senza vincolarsi a lunghi contratti di affitto o addirittura all’acquisto di un ufficio. Ciò consente di avere uno spazio adeguato in cui lavorare, ma senza caricare se stessi o la propria azienda di oneri eccessivi.
  • Equilibrio tra network e autonomia. L’ufficio condiviso consente da un lato di mantenere la propria discrezione e privacy. Ogni azienda o professionista coinvolto potrà incontrare i propri clienti in uno spazio autonomo e privato, senza necessità di mettere in condivisione l’interezza del proprio lavoro con i propri vicini. Ciò garantisce uno spazio di lavoro tranquillo, che facilita la concentrazione, aumentando la produttività.
    Tuttavia, l’ambiente risulta molto più aperto e stimolante di quello di un ufficio tradizionale. Professionisti diversi possono incontrarsi e confrontarsi negli spazi comuni, finendo magari per avviare nuove collaborazioni o sviluppando nuove idee, o semplicemente aiutandosi l’uno con l’altro. Diverse aziende possono incrociare il loro lavoro, incontrarsi, scambiare visioni e informazioni.
    Per i lavoratori, lo spazio di lavoro è meno claustrofobico: le persone che si incontrano durante la giornata possono cambiare, durante le pause si può ampliare il raggio delle proprie conoscenze, fare incontri, staccare veramente dall’ambiente lavorativo parlando con persone non direttamente coinvolte nella propria azienda.
    L’ambiente lavorativo risulta quindi piacevole, confortevole, tranquillo ma libero e stimolante allo stesso tempo.

Da quanto detto sopra, sembra piuttosto evidente che l’ufficio condiviso possa essere una carta vincente per moltissime tipologie di business, in particolare per lavoratori autonomi e start up.
È apprezzato anche da aziende che utilizzano il lavoro agile e dislocano i loro lavoratori anche in luoghi lontani dalla propria sede principale.
In particolare, si rivela una scelta vantaggiosa soprattutto nel caso in cui ci si rivolga a centri attrezzati allo scopo, come i business center, che forniscono molti servizi in più e consentono più flessibilità.
Nel caso in cui un gruppo di professionisti decida di affittare un ufficio in autonomia, è più probabile imbattersi in contratti più lunghi e vincolanti; inoltre, la gestione dell’ufficio rimarrebbe totalmente a carico dei professionisti, che non potrebbero liberarsi totalmente da questa incombenza.